Data dodania: 24 sierpnia, 2026

30 września 2026 roku to ważny termin dla pracodawców, u których pracownicy nadal mają niewykorzystany urlop wypoczynkowy za 2025 rok. Zgodnie z Kodeksem pracy zaległego urlopu należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Nie oznacza to jednak, że po tej dacie niewykorzystane dni automatycznie przepadają. Co dokładnie musi zrobić pracodawca i jak prawidłowo rozliczyć zaległy urlop?

Jeżeli szukasz pełnego omówienia wymiaru urlopu, sposobu jego naliczania, urlopu proporcjonalnego czy wpływu stażu pracy na liczbę przysługujących dni, zobacz również: Urlop wypoczynkowy 2026 według Kodeksu pracy – poradnik HRappki.

Czym jest zaległy urlop wypoczynkowy?

Podstawową zasadą jest wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo.

Jeżeli pracownik nie wykorzysta przysługującej mu puli do końca roku, niewykorzystana część staje się urlopem zaległym.

W praktyce oznacza to, że w 2026 roku zaległym urlopem jest przede wszystkim niewykorzystany urlop, do którego pracownik nabył prawo w 2025 roku.

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy taki urlop należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Dla urlopu za 2025 rok graniczną datą jest więc 30 września 2026 roku.

Czy cały zaległy urlop trzeba wykorzystać do 30 września 2026?

Nie. To jedno z częstszych nieporozumień dotyczących zaległego urlopu.

Aby zachować termin wynikający z art. 168 Kodeksu pracy, pracownik powinien rozpocząć zaległy urlop najpóźniej 30 września. Nie ma konieczności, aby wszystkie zaległe dni zostały wykorzystane przed końcem tego dnia.

Jeżeli więc pracownik ma kilka zaległych dni urlopu i rozpocznie urlop 30 września 2026 roku, a jego dalsza część przypadnie na październik, termin zostanie zachowany.

Przykład

Pracownik ma 5 dni zaległego urlopu za 2025 rok. Urlop rozpoczyna 30 września 2026 roku i wykorzystuje go również w pierwszych dniach października.

Nie trzeba kończyć wszystkich pięciu dni urlopu do 30 września. Istotne jest rozpoczęcie zaległego wypoczynku najpóźniej tego dnia.

Czy termin 30 września dotyczy urlopu za 2026 rok?

Nie.

30 września 2026 roku odnosi się do urlopu, który stał się zaległy po zakończeniu 2025 roku. Urlop należny za 2026 rok jest nadal urlopem bieżącym i co do zasady powinien zostać wykorzystany do końca 2026 roku.

Dopiero jego niewykorzystana część stanie się urlopem zaległym w 2027 roku.

Dlatego przy kontroli sald urlopowych warto oddzielić:

• zaległość z 2025 roku,
• urlop należny za 2026 rok,
• część urlopu odpowiadającą niewykorzystanemu urlopowi na żądanie.

A co z niewykorzystanym urlopem na żądanie?

W tym przypadku obowiązuje szczególna zasada.

Urlop na żądanie nie jest dodatkową pulą urlopową – mieści się w zwykłym wymiarze urlopu wypoczynkowego. Pracownik może wykorzystać w tym trybie maksymalnie 4 dni w roku kalendarzowym.

Jeżeli pracownik nie wykorzystał wszystkich dostępnych dni urlopu na żądanie w 2025 roku, niewykorzystane dni nie przechodzą na 2026 rok jako dodatkowe dni „na żądanie”. Pozostają częścią zwykłego urlopu wypoczynkowego.

Jednocześnie art. 168 Kodeksu pracy wyłącza z terminu 30 września część urlopu udzielaną na zasadach właściwych dla urlopu na żądanie. Dlatego przed planowaniem zaległego urlopu warto dokładnie sprawdzić, z czego wynika saldo pozostałe z poprzedniego roku.

Więcej informacji o urlopie na żądanie znajdziesz w odrębnym artykule: Urlop na żądanie – omówienie.

Co powinien zrobić pracodawca przed 30 września?

Obowiązek prawidłowego udzielania urlopu spoczywa na pracodawcy. Nie warto więc pozostawiać sprawy zaległych dni na ostatni moment.

Przed 30 września należy:

1. sprawdzić salda urlopowe wszystkich pracowników,
2. wyodrębnić urlopy niewykorzystane za 2025 rok,
3. zweryfikować, jaka część salda podlega terminowi 30 września,
4. ustalić z pracownikami terminy wykorzystania zaległych dni,
5. zaplanować urlopy tak, aby rozpoczęły się najpóźniej 30 września,
6. odnotować udzielony urlop w dokumentacji i ewidencji pracownika.

Najlepiej nie odkładać tego na ostatnie dni września. Choroba pracownika lub inne zdarzenie powodujące konieczność przesunięcia urlopu mogą utrudnić realizację planu.

Przy okazji warto również uporządkować sposób składania wniosków. Na blogu HRappki znajdziesz szczegółowe informacje o tym, co powinien zawierać wniosek o urlop wypoczynkowy i w jakiej formie można go złożyć.

Czy pracodawca może nakazać wykorzystanie zaległego urlopu?

Kwestia jednostronnego wyznaczania urlopu przez pracodawcę wymaga pewnego rozróżnienia.

Orzecznictwo Sądu Najwyższego dopuszcza zobowiązanie pracownika do wykorzystania zaległego urlopu w terminie wynikającym z art. 168 Kodeksu pracy. Pracodawca może więc wymagać, aby pracownik zaplanował i wykorzystał zaległość w ustawowym terminie.

Jednocześnie czym innym jest zobowiązanie pracownika do wykorzystania urlopu, a czym innym jednostronne wskazanie przez pracodawcę konkretnej daty poza szczególnymi sytuacjami przewidzianymi przepisami, np. okresem wypowiedzenia.

W praktyce najbezpieczniej odpowiednio wcześniej ustalić termin z pracownikiem i udokumentować te ustalenia.

Czy za zaległy urlop można po prostu wypłacić ekwiwalent?

Co do zasady nie można zastąpić urlopu wypoczynkowego wypłatą pieniędzy tylko dlatego, że pracownik ma dużą zaległość urlopową.

Podstawową formą realizacji prawa do urlopu jest faktyczny wypoczynek.

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop jest przewidziany przede wszystkim wtedy, gdy wykorzystanie urlopu nie jest już możliwe z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Jeżeli stosunek pracy się kończy, pracodawca powinien pamiętać również o pozostałych obowiązkach związanych z offboardingiem, w tym o terminowym wydaniu świadectwa pracy.

Co jeśli pracownik zachoruje przed zaplanowanym zaległym urlopem?

Może zdarzyć się sytuacja, w której pracodawca prawidłowo zaplanował wykorzystanie zaległego urlopu, ale jego rozpoczęcie okazuje się niemożliwe z przyczyn przewidzianych w Kodeksie pracy – np. z powodu choroby pracownika.

Przy ocenie dochowania obowiązku należy uwzględniać kodeksowe okoliczności powodujące przesunięcie albo przerwanie urlopu. Sam fakt, że urlop nie rozpoczął się do 30 września z powodu ustawowej przeszkody, nie powinien być więc oceniany tak samo jak zwykłe zaniedbanie pracodawcy.

W takiej sytuacji urlop nie przepada – trzeba udzielić go w późniejszym możliwym terminie.

Co się stanie, jeżeli urlop nie zostanie udzielony do 30 września?

Przekroczenie terminu nie oznacza automatycznej utraty prawa do urlopu.

Pracownik nadal zachowuje prawo do niewykorzystanego wypoczynku. Roszczenie o zaległy urlop przedawnia się co do zasady dopiero po upływie ustawowego terminu przedawnienia.

Nie oznacza to jednak, że termin 30 września można ignorować.

Nieudzielenie pracownikowi przysługującego urlopu może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Jak łatwiej pilnować zaległych urlopów?

Przy większej liczbie pracowników ręczne kontrolowanie sald w arkuszach lub papierowych wnioskach może być czasochłonne. Szczególnie problematyczny bywa koniec lata, kiedy dział kadr musi jednocześnie zweryfikować zaległości wielu osób.

Pomóc może elektroniczny system, w którym aktualne limity i wykorzystane dni są widoczne w jednym miejscu, a zaakceptowana nieobecność automatycznie trafia do kalendarza i dokumentacji.

Szerzej opisujemy ten proces na blogu HRappki w artykule: Elektroniczny obieg wniosków urlopowych – jak działa i jak wdrożyć go w firmie?.

Zaległy urlop do 30 września – checklista dla kadr

Przed końcem września sprawdź:

• którzy pracownicy mają niewykorzystany urlop za 2025 rok,

• ile dni zaległości przypada na każdego pracownika,

• czy saldo obejmuje niewykorzystaną część urlopu na żądanie,

• czy ustalono terminy wykorzystania zaległych dni,

• czy urlopy objęte terminem rozpoczną się najpóźniej 30 września 2026 roku,

• czy nie występują przeszkody powodujące konieczność przesunięcia urlopu,

• czy wszystkie wykorzystane urlopy są prawidłowo odnotowane w dokumentacji.

Regularna kontrola sald pozwala uniknąć sytuacji, w której pod koniec września kilku lub kilkunastu pracowników musi jednocześnie wykorzystać dużą liczbę zaległych dni.

Najczęstsze pytania o zaległy urlop

Czy zaległy urlop za 2025 rok przepada 30 września 2026?

Nie. Po 30 września pracownik nie traci automatycznie niewykorzystanego urlopu. Przekroczenie terminu może natomiast oznaczać naruszenie obowiązków przez pracodawcę.

Czy cały zaległy urlop trzeba zakończyć do 30 września?

Nie. Dla dochowania terminu wystarczy, że zaległy urlop rozpocznie się najpóźniej 30 września 2026 roku.

Czy pracownik może dostać pieniądze zamiast zaległego urlopu?

W czasie trwającego zatrudnienia co do zasady nie. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje przede wszystkim w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.

Czy termin 30 września dotyczy również urlopu za 2026 rok?

Nie. Dotyczy zaległości z poprzedniego roku, czyli w tym przypadku urlopu należnego za 2025 rok.

Podsumowanie

Zaległy urlop wypoczynkowy za 2025 rok powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września 2026 roku. Nie oznacza to konieczności zakończenia całego wypoczynku przed tą datą – istotne jest jego rozpoczęcie najpóźniej 30 września.

Pracodawca powinien odpowiednio wcześniej sprawdzić salda urlopowe, ustalić terminy wykorzystania zaległości i dopilnować ich realizacji. Po 30 września urlop nie przepada, ale niewywiązanie się z obowiązku jego terminowego udzielenia może stanowić naruszenie praw pracownika.