Elektroniczne wnioski urlopowe – jak usprawnić pracę kadr

Zgodnie z ustawą z dnia 1 stycznia 2019 roku wnioski urlopowe stały się częścią dokumentacji pracowniczej i powinny być przechowywane przez 10 lat. Zyskaliśmy także możliwość prowadzania akt pracowniczych w wersji online, również wniosków urlopowych. Usprawniło to pracę działu kadr oraz pozytywnie wpłynęło na szybkość komunikacji z pracownikami.

Elektroniczne wnioski urlopowe to doskonałe rozwiązanie dla firm, które chcą zaoszczędzić czas i ilość produkowanych papierowych dokumentów.

Kalendarz urlopów online

Program do urlopów oferuje podgląd kalendarza, w którym zarówno pracownik, jak i pracodawca widzą grafik pracy, zgłoszone urlopy, obecności i historię dni wolnych. Co więcej, pracodawca może ustawić widok wszystkich pracowników i zobaczyć kto jest na urlopie i czy konkretny wniosek urlopowy powinien być rozpatrzony pozytywnie, czy odmownie.

Program pozwala na kontrolowanie limitów urlopowych i informuje, ile dni wolnych pozostało pracownikowi do wykorzystania. Nie ma takiej możliwości, aby pracownik wnioskował o urlop, którego już nie posiada. Taka automatyzacja bardzo przyspiesza procesy decyzyjne oraz zdejmuje odpowiedzialność ręcznego liczenia i uzupełniania wielu dokumentów.

Zgłaszanie wniosku urlopowego

Wniosek o urlop w tradycyjnej formie powinny zawierać takie informacje, jak:

• data i miejscowość
• dane pracodawcy i pracownika
• prośba o konkretny urlop
• wskazanie terminu w jakim miałby odbyć się urlop

Pracownik musi taki dokument odręcznie podpisać i złożyć w dziale kadr. Poniżej pracodawca udziela odpowiedzi i również się podpisuje. Następnie załącza wniosek do dokumentacji pracowniczej i ma obowiązek przechowywać przez 10 lat.

Tradycyjna procedura wymaga czasu i wysiłku sporządzenia konkretnego dokumentu. Natomiast elektroniczne wnioski urlopowe omijają cały ten proces. Posługując się programem nie musimy sporządzać wniosków, wystarczy kliknięcie w kalendarz i zaznaczenie opcji. Wszystkie potrzebne dane automatycznie się podłączają. Pracodawca natychmiast otrzymuje powiadomienie i zobowiązany jest udzielić odpowiedzi.

Taki wniosek przechowywany jest w zabezpieczonym systemie, który pełni również rolę archiwum.

Obieg wniosków urlopowych

Sprawny obieg dokumentacji wprowadzi ład i porządek bez nakładów czasowych pracowników działu kadr. Wygenerują oni bez problemu raporty obecności i nieobecności pracowników. Zobaczą, jak rozkłada się grafik urlopów wypoczynkowych w całej firmie.

Pracownicy natomiast mają stały podgląd w swoje akta i mogą na bieżąco zgłaszać ewentualne zmiany czy dodawać do systemu ważne dokumenty (np. zwolnienia lekarskie).

Program do zarządzania urlopami

HRappka to program do zarządzania urlopami, który zawiera każdy możliwy rodzaj urlopu, natomiast pracodawca sam ustala, które z nich będą wyświetlać się w profilu pracowników (np. urlop wypoczynkowy, na żądanie, macierzyński, szkoleniowy i inne). Pracownik bez problemu wyśle elektroniczny wniosek urlopowy. W swoim profilu widzi, ile dni urlopowych pozostało mu do wykorzystania, a system sam pilnuje limitów urlopowych.

Elektroniczne wnioski urlopowe i ewidencja czasu pracy to tylko część funkcjonalności systemu HR. Moduły rekrutacji, legalizacji pracy cudzoziemców, onboarding pracownika czy ewidencji czasu pracy – każdy z nich to oszczędność czasu nie tylko dla działu kadr, ale również całej firmy. Niewątpliwym plusem jest również możliwość podpisywania dokumentów podpisem elektronicznym.