Program kadrowy – jaki wybrać?

Na rynku istnieje wiele programów kadrowych, których działanie polega na automatyzacji kadr i płac, co potrafi znacznie poprawić efektywność działów HR. Zarówno jeżeli chodzi o tzn. twardy HR (generowanie umów, rozliczanie pracowników zatrudnionych, generowanie deklaracji zgłoszeniowych pracowników zatrudnionych, generowanie rachunków i list płac) jak i miękki HR (m.in. onboarding, szkolenia, oceny pracownicze).

Program kadrowo płacowy – warto korzystać?

Współczesne programy kadrowo płacowe umożliwiają ogromne wsparcie pracowników działu kadr i płac i oferują wsparcie w ramach zarządzania zasobami ludzkimi poprzez automatyzację powtarzalnych czynności, szybkie i intuicyjne wyszukiwanie danych i informacji oraz pilnowanie terminów. Do kluczowych elementów, możliwych do zautomatyzowania należą:

• Ewidencja pracowników – lista pracowników i przejrzyste profile pracowników umożliwiają tworzenie dokumentacji pracowniczej (również w podziale na teczki)
• Wystawianie umów i dokumentów do zatrudnienia – dla przykładu, w systemie HRappka, umowy i dokumenty (np. regulaminy) są generowane na podstawie uzupełnionego profilu pracownika zaledwie w kilka sekund
• Podpis elektroniczny umów – potrafi znacznie usprawnić proces zawierania umów na odległość
• Przypominanie o ważnych terminach (np. mijających terminach badań lekarskich zatrudnionych pracowników, czy szkoleń BHP)
• Prowadzenie ewidencji czasu pracy – planowanie grafików, pilnowanie realizacji planu pracy, import zwolnień lekarskich z ZUS PUE.
• Wnioski urlopowe oraz obliczanie urlopów na podstawie danych pracownika (wykształcenie, doświadczenie) ułatwia sprawnie zarządzać nieobecnościami pracowników, odpowiednio je planować oraz rozliczać.
• Naliczanie wynagrodzeń – na podstawie umowy i uzupełnionego grafiku pracownika dane automatycznie zaczytują się na rozliczenie pracownika i wyliczane są wszystkie składki (ZUS / NFZ / PPK – Pracownicze Plany Kapitałowe). System do rozliczenia zaciągnie również wszystkie potrącenia oraz zwroty i dodatki, dodane wcześniej na profilu pracownika. Dzięki temu rozliczanie wynagrodzeń jest szybsze. Sprawnie możemy rozliczyć m.in. zakwaterowanie pracowników lub benefity pracownicze.
• Generowanie list płac / rachunków / faktur – elementy te mogą tworzyć się automatycznie na podstawie wynagrodzenia
• Eksport dokumentów (np. do programów księgowych, programu Płatnik) oraz eksport płatności do banków znacznie upraszczają pełny proces rozliczania.
• Obsługa pracowników – to czasochłonne zadanie działu HR można sprawnie zautomatyzować udostępniając pracownikom portal pracowniczy, czyli dostęp do systemu, w którym pracownik zobaczy swoje dane, będzie mógł wysłać zgłoszenie, uzupełnić grafik pracy czy zgłosić urlop. Dla przykładu, portal pracowniczy w systemie kadrowo – płacowym HRappka umożliwia dostęp pracowników do ich danych osobowych (z możliwością zgłoszenia ich zmiany), do umów, wynagrodzeń, grafiku, przedmiotów i wiele więcej. Samoobsługa pracownicza staje się coraz popularniejszą praktyką.

• Wsparcie w ramach legalizacji cudzoziemców – Coraz częściej w firmie starają się wypełnić luki kadrowe zatrudnianiem cudzoziemców. Wprowadza to wiele nieścisłości dla kadr. Jeżeli w Twojej firmie również zatrudnia się cudzoziemców lub planujecie podjąć takie działania – upewnij się, że program, obsługiwany przez kadry i płace pozwoli Ci sprawnie generować oświadczenia i zezwolenia na pracę, e deklaracje, oraz pilnować terminu legalnego pobytu i pracy.

• Rozliczenia z urzędem skarbowym – program do kadr powinien generować deklaracje urzędów skarbowych – deklaracje PIT oraz IFT1-R. Sprawne wygenerowanie PITów dla pracowników oraz ich bezproblemowa wysyłka do pracowników (na maila lub udostępnienie na portalu pracowniczym) pozwala oszczędzić dużo czasu. Co więcej, program powinien umożliwiać wygenerowanie PIT4 do urzędu skarbowego.

Intuicyjny program do kadr

Program kadrowy powinien być prosty w obsłudze i wspierać zarządzanie zasobami ludzkimi na wielu obszarach.  Generowanie umów, w tym umów cywilnoprawnych i umów o pracę) oraz generowanie rozliczeń / list płac powinno być szybkie i proste. Zarówno w przypadku małych i średnich firm, jak i dużych. W przypadku tych ostatnich warto sprawdzić, czy system umożliwia masowe wykonywanie procesów kadrowo – płacowych (m.in. masowe generowanie umów, masowe naliczanie wynagrodzeń dla grupy pracowników).

Wdrożenie systemu 

Nawet najlepszy system do kadr i płac nie będzie się dobrze sprawdzał w firmie, jeżeli nie zostanie odpowiednio wdrożony i dopasowany do wypracowanych w firmie procesów. Dlatego też, warto aby program do kadr, na który się zdecydujesz oferował wsparcie w zakresie wdrożenia systemu do kadr i płac i dostosowania jego elementów do potrzeb Twojej firmy.

Wsparcie / Helpdesk

Kadry i płace niejednokrotnie rodzą pytania. Szczególnie jeżeli chodzi o rozliczanie pracowników oraz różnego rodzaju składki i ich naliczanie. Warto zatem, aby program kadrowo płacowy posiadał wsparcie systemowe, z którym można się skontaktować w razie pytań bądź wątpliwości. Co więcej, koniecznością jest, aby program kadrowy był aktualizowany i dostosowany do polskiego prawa, dlatego najczęściej programy kadrowo płacowe można wykupić w ramach subskrypcji (miesięcznej bądź rocznej).

Wybierając program kadrowo – płacowy warto wziąć pod uwagę zakres funkcjonalności oraz potrzeby kadrowe Twojej firmy. Nowoczesny system nie tylko pozwoli generować dokumenty do zatrudnienia, rozliczać pracowników i generować rachunki, oraz listy płac. Może również wesprzeć dział kadrowy poprzez szereg funkcjonalności związanych z tzn. miękkim HR, czyli rekrutacją, onboardingiem pracowników, zarządzaniem szkoleniami w firmie oraz badaniem satysfakcji pracowników.

Integracje z innymi programami

Jeżeli korzystasz z innych programów, warto, aby program kadrowo płacowy był z nimi zintegrowany lub umożliwiał sprawny eksport danych w odpowiednim formacie. Warto również przemyśleć oprogramowanie posiadane w firmie i  przenieść jak najwięcej procesów do jednego systemu. Posiadanie danych w jednym miejscu pozwoli uniknąć luk informacyjnych oraz usprawni proces zarządzania pracownikami.

Kadry i płace program

HRappka.pl to jedyny na polskim rynku, tak kompleksowy program kadrowy dostępny online, który pozwala zarządzać zarówno tzn. miękkimi procesami HR (rekrutacja, onboarding) i twardym HR (kadry i płace, elektroniczna ewidencja czasu pracy). Dowiedz się więcej na temat oprogramowania i skorzystaj z jego funkcji. 

Przeczytaj również:

• Dlaczego elektroniczna dokumentacja pracownicza to świetne rozwiazanie dla Twojej organizacji?
• Obliczanie wynagrodzenia 2023
• Rola działu HR

Polecamy:

• Bezpłatne przekładki do akt osobowych (PDF do druku)